Factura electrónica

Tras el boom de la digitalización que hemos vivido este último año, la facturación electrónica cobra más sentido que nunca.

No hay que olvidar que una factura electrónica sigue siendo una factura con todas las garantías legales que una en papel, la única diferencia es el soporte, ya que es un documento digital. Para generar facturas digitales basta con usar un software para ello, como pagalo.

La factura digital debe contener los mismos datos y mantener el mismo formato que la factura física, pero tiene muchas ventajas que te vamos a contar en este artículo para que empieces a usarla en tu negocio.

Para qué sirve una factura digital

Además sirve para garantizar que la persona o empresa que la emite es quien dice ser y determinar el tipo de producto o servicio vendido. Es decir, garantiza la veracidad y la autenticidad.

Tipos de facturas electrónicas

Estructuradas

Se emiten en un formato específico (XML, EDIFACT) y son útiles cuando los programas de facturación de emisor y receptor comparten datos, de forma que se puede automatizar el flujo de información entre proveedor y cliente.

No estructuradas

Son las usadas por la mayoría de empresas, no tienen un formato específico y, por tanto, requieren de un trabajo manual para ser procesadas y registradas.

Un ejemplo son las facturas que se envían en formato PDF o como archivo de imagen.

Beneficios de la factura electrónica

• Múltiples facturas simultáneas: de hecho el procesamiento es ilimitado al ser digital, en cambio en papel siempre tendrás un límite a la hora de generar facturas al mismo tiempo.
• Ahorro de costes: te evitas todo el proceso de impresión, el coste del papel y el envío al cliente.
• Inmediatez: puedes enviar la factura al momento de la compra, en lugar de esperar varios días al envío por correo postal.
• Automatización de la contabilidad: puesto que hay programas de facturación, como pagalo, que te permiten automatizar gran parte del proceso de creación de facturas. el cliente introduce los datos y el programa genera la factura y la envía automáticamente, sin necesidad de intervención humana alguna.
• Integración con otras aplicaciones: si tu negocio vende a través de internet, puedes integrar el carrito de compra con tu programa de facturación y con tu programa de contabilidad para tener cada venta sincronizada.
• Seguimiento de la tesorería: ya que de forma sencilla puedes hacer seguimiento automático de facturas que están a punto de vencer, facturas impagadas o facturas recurrentes.
• Imprescindible para servicios online: cuando tus productos o servicios se venden a distancia resulta imprescindible para agilizar los procesos de venta. No tiene sentido vender un producto digital y enviar la factura en papel, no es congruente con el proceso de venta.

Cómo enviar una factura online

El método de envío obvio es a través de Internet, pero para que la factura electrónica sea legal debe cumplir una serie de requisitos:

• Recoger el consentimiento de ambas partes del envío digitalizado de la factura.
• Debe tener un formato de los siguientes: PDF, HMTL, XML, XLS, DOC, GIF, JPG o TXT. El más usado es el PDF.
• Es necesario numerar la factura y contabilizarla dentro de tu empresa.
• Deben conservarse los datos en una base de datos.

Como ves los requisitos son sencillos y asequibles a la mayoría de pymes.

Los programas de facturación electrónica ahorran mucho tiempo a las empresas y tienen un coste reducido que se compensa con creces gracias a la automatización de tareas repetitivas y la mejor experiencia de cliente, puesto que recibe de manera cómoda y al instante su factura.

Te animo a que la pruebes en tu empresa si aún no la estás usando, ahorrarás tiempo y dinero tanto a tu empresa como a tus clientes.